Visszaélés bejelentés

Visszaélés bejelentési rendszer

A Mentor-Ház Tanácsadó és Ügynökség Kft. a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (Panasztörvény) foglalt előírásoknak megfelelően visszaélés-bejelentési rendszert működtet.

• Visszaélés-bejelentési rendszer ismertetője

· Mi ez?

A visszaélések bejelentésére szolgáló rendszeren keresztül bizalmasan lehet bűncselekmény, jogsértés vagy egyéb visszaélés gyanúját bejelenteni.

· Kik jogosultak bejelentést tenni?

Visszaéléseket bejelenthetnek a jelenlegi munkavállalóink, volt munkavállalóink, felvételi eljárás alatt álló munkavállalóink, ezen kívül pedig valamennyi, velünk szerződéses kapcsolatban álló vagy állt, illetve szerződéskötési eljárás alatt álló külső fél, ügyvezetőink, tulajdonosaink, gyakornokok.

· A bejelentők védelme

A bejelentők védelme kiemelten fontos, ezért biztosítjuk, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrányos megkülönböztetés vagy másfajta tisztességtelen bánásmód nem érheti. A jóhiszeműen tett, de az eljárás során megalapozatlannak bizonyuló bejelentések esetén a vizsgálat lezárásra kerül.

A rosszhiszemű bejelentés azonban tilos. A rosszhiszeműen tett bejelentés továbbításra kerülhet az érintett személy és a hatáskörrel rendelkező hatóságok (harmadik személy) részére, amely polgári jogi és büntetőjogi jogkövetkezményekkel is járhat.

· Hogyan lehet megtenni a bejelentést?

A bejelentés megtehető a személyazonosság felvállalásával vagy akár anonim módon is. Az anonim bejelentések kivizsgálását azonban társaságunk mellőzheti.

Amennyiben valaki személyazonossága vállalásával teszi meg a bejelentést, kérjük, hogy adja meg nevét, elérhetőségét (e-mail cím, telefonszám) annak érdekében, hogy a bejelentés kivizsgálása során esetleges további kérdések tisztázása érdekében felvehessük vele a kapcsolatot, illetve az eljárás lépéseiről tájékoztatást nyújthassunk.

· Hol lehet a bejelentést megtenni?

A bejelentések megtehetők:

• e-mailben: info@mentor-haz.hu
• személyesen a társaság székhelyén

A személyesen vagy szóban egyéb úton tett bejelentésekről jegyzőkönyvet veszünk fel, és azt a bejelentővel ismertetjük. A bejelentő a jegyzőkönyvet ellenőrizheti, kérheti annak kijavítását módosítását vagy jóváhagyásként aláírásával láthatja el. A jegyzőkönyv egy példányát a bejelentőnek átadjuk.

· Mi történik a bejelentés elküldése után?

A bejelentés megtételéről, a bejelentéstől számított 7 napon belül írásban visszajelzést küldünk a bejelentőnek. A bejelentő felhívható a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására.

Társaságunk biztosítja továbbá, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját - akár jogi képviselője útján is - bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá.

A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatjuk a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása nem történik meg a vizsgálat megindításakor abban az esetben, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

A bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legkésőbb a bejelentéstől számított 30 napon belül kivizsgáljuk. Indokolt esetben e határidőt egy alkalommal meghosszabbíthatjuk, amelyről a bejelentőt tájékoztatjuk. A kivizsgálás határideje a 3 hónapot így sem haladhatja meg.

· Mikor mellőzhető a bejelentés kivizsgálása?

A bejelentés vizsgálata mellőzhető, ha

• a bejelentés megtételére anonim módon, a bejelentő személyazonosságának felfedése nélkül került sor, vagy, ha
• a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, továbbá, ha
• a bejelentés megtételére a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap elteltét követően került sor, végül, ha
• a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

· Kivizsgálás alapján milyen intézkedések történnek?

A bejelentés kivizsgálását követően tájékoztatjuk a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről. Ha a kivizsgálás során a jogsértés megállapításra kerül, akkor megtesszük az elhárításhoz, illetve a felelős személyek felelősségre vonásához szükséges intézkedéseket, illetve, ha büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor döntünk a feljelentés megtételéről. Amennyiben a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást lezárjuk.

• A visszaélések bejelentésére vonatkozó adatkezelési tájékoztató

· Ki kezeli a személyes adatokat? Ki az adatkezelő?

A visszaélés-bejelentési rendszer kapcsán kezelt személyes adatok kezelője:

Adatkezelő neve: Mentor-Ház Tanácsadó és Ügynökség Korlátolt felelősségű Társaság

székhelye: 6200 Kiskőrös, Uzsoki u. 1.

cégjegyzékszáma: 03-09-110057

nyilvántartást vezető cégbíróság: Kecskeméti Törvényszék Cégbírósága

adószám: 12900206-20-3

(a továbbiakban: "Mentor-Ház Kft.", "mi" vagy "társaságunk")

Elérhetőségeink az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben:

postai levelezési cím: 6200 Kiskőrös, Uzsoki u. 1.

e-mail postafiók: info@mentor-haz.hu

web: www.mentor-haz.hu

· Kikre vonatkozó személyes adatokat kezel az adatkezelő?

Ez az adatkezelési tájékoztató leírja, hogy az adatkezelő hogyan gyűjti, dolgozza fel és védi a visszaélést bejelentő személy (a "Bejelentő") személyes adatait, valamint annak a személynek a személyes adatait, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott (az "Elkövető"), továbbá annak a személynek a személyes adatait, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet (az "Informátor") (a továbbiakban együttesen Érintettek).

Az egyértelműség kedvéért: Az adatkezelő nem kezeli a bejelentő személyes adatait, ha a bejelentés névtelenül történik.

· Kezelt személyes adatok köre

Az adatkezelő a bejelentés feldolgozásához, kivizsgálásához szükséges, az érintettekre vonatkozó személyes adatokat kezeli. Ezek a következők

• Az érintettek személyazonosítására szolgáló adatok
• A bejelentésben foglalt információk
• A vizsgálattal kapcsolatos információk
• Kapcsolattartási adatok (e-mail cím és telefonszám) - csak akkor, ha a Bejelentő maga adja meg ezeket az információkat a bejelentéshez vagy a kiegészítő információk között.

· Az adatkezelés célja

A személyes adatok kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

· Az adatkezelés jogalapja

Tekintettel arra társaságunk a PMT hatálya alá tartozik, ezért a belső-visszaélés bejelentési rendszer működtetését a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztörvény) kötelező jelleggel írja elő társaságunk számára, így az adatkezelés jogalapja ezen törvényben foglalt jogi kötelezettségek teljesítése.

· Adatmegőrzési időszak

Azon személyes adatokat, amelyek a bejelentés céljához nem szükségesek, haladéktalanul töröljük.

Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó személyes adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül töröljük.

Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezeljük.

· Ki férhet hozzá a személyes adatokhoz, és azok továbbításra kerülnek-e harmadik félnek?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer úgy került kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl - a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

Ha a kivizsgálásba bejelentővédelmi ügyvédet vagy külső szervezetet vonunk be, akkor a személyes adatok részükre is továbbíthatóak.

A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára sem.

Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,

b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

· Mely jogokkal rendelkeznek az érintettek?

• Hozzáférés joga: Az érintettek a fent megadott elérhetőségeinken bármikor tájékoztatást kérhetnek arról, hogy kezeljük-e a személyes adataikat, és ha igen, további felvilágosítást kérhetnek az alábbiak tekintetében:

az adatkezelés céljai, jogalapja, az általunk kezelt személyes adatai, azok kategóriái, azon címzettek vagy címzettek kategóriái (ideértve általunk igénybe vett adatfeldolgozókat), akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közöltük vagy közölni fogjuk (az adatok harmadik országba történő továbbítása esetén az adatok megfelelő védelmét biztosító garanciák), az adattovábbítás jogalapja, az adatok tárolásának időtartama, az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, a NAIH-hoz címzett panasz benyújtásának joga, az adatok forrása, az esetleges adatvédelmi incidens körülményei, hatásai és az elhárítására megtett intézkedések

A tájékoztatással együtt az érintett rendelkezésére bocsátjuk a személyes adatai általunk kezelt másolatát is. Az első másolat díjmentes, minden további másolatért azonban jogosultak vagyunk az adminisztratív költségeinken alapuló, ésszerű díjat felszámítani. Ennek összegét előzetesen közöljük az érintettel.

• Helyesbítéshez, kiegészítéshez való jog: Ha sz érintett észleli, hogy valamely személyes adatát hibásan, tévesen vagy hiányosan tartjuk nyilván, kérjük, hogy a helyes vagy kiegészítő adatokat mielőbb közölje velünk annak érdekében, hogy a helyesbítést, kiegészítést elvégezhessük.

• Törléséhez való jog ("az elfeledtetéshez való jog"): Az érintett jogosult arra, hogy kérje személyes adatainak törlését. Az adatkezeléshez adott hozzájárulás visszavonása egyben az adatok törlésével is együtt jár, ha az adatkezelésnek nincs más jogalapja. Tájékoztatjuk, hogy az adattörlést megtagadhatjuk különösen akkor, ha az adatokra jogszabályi kötelezettségünk teljesítése vagy igényérvényesítés érdekében szükségünk van vagy lehet.

Törlésnek továbbá akkor van helye, ha

• az adatokra az adatkezelés eredeti céljából már nincs szükség;
• az adatok kezelése jogellenes;
• a törlésre európai uniós vagy hazai jogszabály kötelez minket.

• Adatkezelés korlátozásához való jog: Az adatkezelés folyamata során az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását, ha (i) vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát; (ii) az adatkezelés jogellenes, de az érintett az adatok törlését ellenzi, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; (iii) már nincs szükségünk a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, (iv) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a jogos indokok elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Korlátozás esetén az adatot csak tároljuk, azon egyéb műveletet nem végezünk, kivéve, ha a további műveletekhez az érintett hozzájárul vagy azokra saját vagy harmadik személy jogainak védelme érdekében vagy közérdekből van szükség.

Az adatkezelés korlátozása esetén annak feloldásáról az érintettet előzetesen tájékoztatjuk.

· Hogyan gyakorolhatja az érintett a fenti jogait?

Kérjük, hogy a fenti jogai érvényesítése esetén megkeresését lehetőség szerint írásban küldje meg részünkre a fent megjelölt valamely elérhetőségünkre. A levélben kérjük, hogy a személyazonosításhoz szükséges adatait és levelezési címét is szíveskedjen megadni. Amennyiben az Ön személyazonosságával kapcsolatban kétségünk merül fel vagy a megadott adatok az azonosításhoz nem elégségesek, jogosultak vagyunk Öntől további azonosító adatokat kérni.

A kérelmét 1 hónapon belül teljesítjük. Szükség esetén jogosultak vagyunk ezt a határidőt további 2 hónappal meghosszabbítani, amelyről indokolással ellátott tájékoztatást küldünk Önnek.

A megalapozott kérelmeket díjmentesen teljesítjük. Ugyanakkor, ha a kérelem nyilvánvalóan megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellegére tekintettel – túlzó, jogosultak vagyunk ésszerű összegű díjat felszámítani vagy akár a kérelem alapján történő intézkedést megtagadni.

Az adatok helyesbítéséről, törléséről, korlátozásáról tájékoztatjuk mindazokat, akikkel az érintett adatokat közöltük, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul vagy aránytalan nagy erőfeszítést igényel. Az Ön kérésére tájékoztatjuk Önt arról, hogy kik, melyek azok a címzettek, akiket az előzőek szerint tájékoztatunk, tájékoztattunk.

· Kihez fordulhat a személyes adatok kezelésével kapcsolatos panaszával?

Amennyiben Ön úgy ítéli meg, hogy személyes adatai kezelése során nem járunk el jogszerűen, kérjük, hogy észrevételét, illetve igényét először velünk, mint adatkezelővel a fent feltüntetett elérhetőségeink valamelyikén közölje annak érdekében, hogy az észrevételét minél gyorsabban és hatékonyabban feldolgozhassuk, kezelhessük.

Jogellenes adatkezelés esetén Ön jogosult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) is fordulni, és annak eljárását kezdeményezni.

A NAIH elérhetőségei:

honlap: https://www.naih.hu/

cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

postai cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.

elektronikus levelezési cím (e-mail): ugyfelszolgalat@naih.hu

Tájékoztatjuk, hogy igényét bíróság előtt is jogosult érvényesíteni. A perre a törvényszékek rendelkeznek hatáskörrel. A pert a mi székhelyünk vagy akár az Ön lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.

Kecskemét, 2023. július 24.

Mentor-Ház Kft.